ข้อมูลทั่วไป เพื่อใช้ในการเขียน จดหมายธุรกิจภาษาอังกฤษ

หวังว่าคงเป็นประโยชน์ค่ะ credit: hxxp://english-madmonster.blogspot.com/2009/08/email-pattern.html

คำขึ้นต้น
Formal email ใช้ Dear name, To name,
Informal email ใช้ Hi name, Helo name,

ประโยคขึ้นต้น ที่ใช้อ้างถึงอะไรสักอย่างเพื่อจะทวนความจำ หรือทำให้ผู้รับรู้ว่าเรากำลังจะพูดถึงอะไรต่อไป
Formal email ใช้
With reference to + noun, …
With regards to + noun, …
Regarding + noun, …
I’m writing with regard to + noun เช่น I’m writing with regard to your recent email.
Further to + noun, …
Thank you for + noun … เช่น Thank you for email of 2 November.
As per your request, … เช่น As per your request, I’ve attached a copy of the agenda.

Informal email ใช้
Re + noun, … เช่น Re your email, …
In reply to + noun, … เช่น In reply to your email, …
Thanks for + noun. เช่น Thanks for your email.
(It was) Nice to hear from you yesterday. …
As requested, … เช่น As requested, here is my monthly status report.

Request
I’d appreciated it if + sentence เช่น I’d appreciated it if you could join us in the meeting on Tuesday. เป็น indirect sentence ที่ทำให้นุ่นนวลขึ้น แต่ก็จะทำให้ฟังห่างเหินขึ้นด้วย
Do you think you could (possible) + verb เช่น Do you think you could help me work out how to fix this bug? (indirect)
Would it be possible to + verb เช่น Would it be possible to extend the deadline until next Friday?
Could you (please) + verb เช่น Could you meet with everyone for a meeting on Tuesday? (สำหรับ routine request คือ คำขออันที่เป็นหน้าที่รับผิดชอบของเค้า หรือเป็นคำขอปกติ ควรละ please ไว้ เนื่องจากไม่ควรใช้ flowery language มากเกินไป ซึ่งจะทำให้เข้าใจผิดว่าเป็นการประชดประชันได้)
Would you mind + Ving เช่น Would you mind sending me another copy of the agenda?
Please + verb

Attachment
Please find attached my report (ระวัง attached ก็เป็นช่อง 3)
I have attached sth. for your perusal.
I have attached sth.

Thank you
I really appreciate + noun เช่น I really appreciate your help.
I appreciate + noun เช่น I appreciate your help on this.
Thank you for + noun เ่ช่น Thank you for your assistance in this matter. หรือ Thank you for your help.
Thank you.
Thanks.

Diplomatic สำหรับกรณีที่มีความผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นของเรา หรือของเค้า ก็ควรเขียนอย่างสุภาพ คือเราจะไม่บอกตรงๆ นะเอง
I’m afraid + sentence เช่น I’m afraid that we haven’t received the payment yet. หรือ I’m afraid there will be a small delay.
It seems + sentence เช่น It seems we have a slight problem. (แปลว่า เรามี problem นะเอง)
I think + sentence เช่น I think there may be an issue here. (แปลว่า เราไม่เห็นด้วย)
To be honest, I’m not sure + sentence เช่น To be honest, I’m not sure we can do that (แปลว่า เราไม่สามารถทำแบบนั้น อาจจะเราทำไม่ได้ หรือเราไม่ทำ ก็ได้)
Perhaps we should think about + Ving – ออกแนวชักชวน ของแนวร่วม เช่น Perhaps we should think about cancelling the project. (แปลว่า อยากจะ cancel แหละ แต่บอกว่า ลองคิดดูมั้ย สำหรับ cancel นี้ประหลาดค่ะ สำหรับ British ใช้ cancelling เป็น ll แต่ American ใช้ canceling ก็นะ อยู่ที่เราจะใช้ตามหลักของอะไร)
Wouldn’t it be better to + verb เช่น Wouldn’t it be better to ask Paul. (แปลว่า ไปถาม Paul ซะ ไป๊)
Unfortunately, + sentence – ออกแนวโทษโชคชะตา ซะงั้น ไม่มีใครผิดหรอก
I apologize for + noun เช่น I apologize for any inconvenience caused. อันนี้ขอโทษกันตรงๆ (อย่าลืมว่า caused ข้างหลังเป็นช่อง 3 นะคะ)

หรือ ตัวอย่างประโยคอื่นๆ เช่น
Actually, that doesn’t give us much time (แปลว่า เรามีเวลานิดเดียวเอง จริงๆ นะ)
That might be quite expensive. (แปลว่า That’s very expensive แต่บอกอ้อมๆ ว่า น่าจะแพงทีเดียวนะ — ตอแหลจริงๆ)

For future contact
I look forward to + Ving เช่น I look forward to receiving your reply.
Look forward to + Ving เช่น Look forward to seeing you next week.
I’m looking forward to + Ving เช่น I’m looking forward to seeing you in the meeting สำหรับการใช้ looking แทน look เป็นการแสดงว่ากำลัีงใจจดใจจ่อ รอจะพบคุณอยู่นะ มันเห็นภาพมากกว่า look เฉยๆ
Looking forward to + Ving เช่น Looking forward to hearing from you.
I hope to + verb เช่น I hope to hear from you soon.
Hope to + verb เช่น Hope to see you then. (informal)
See you then. (informal)

If you would like any additional information, please do not hesitate to contact me.
If you have any questions/queries, please feel free to contact me.
If you have any questions/queries, please feel free to let me know. (informal)
Let me you if you require any further information.

คำลงท้าย
Sincerely yours,
Best regards,
Regards,
Cheers, (informal)